【專欄】如何處理不認真對待工作的員工:方法、時機、對談及技巧

員工不認真對待工作的原因很多,包括,缺乏動機和興趣、職業倦怠及個人問題等。 這些原因可能相互關聯,也可能獨立存在。了解這些原因有助於公司找到解決方案,幫助員工重新投入工作。 圖-1 (作者設計)
員工不認真對待工作的原因很多,包括,缺乏動機和興趣、職業倦怠及個人問題等。 這些原因可能相互關聯,也可能獨立存在。了解這些原因有助於公司找到解決方案,幫助員工重新投入工作。 圖-1 (作者設計)

在職場上,每家公司都可能會碰到不認真對待工作的員工。例如,那種明明在工作崗位上,但卻把時間花在刷社交媒體、聊天或者忙於私人事務上。這種情況或許是個別現象,但如果這種問題持續存在,可能會影響整個團隊的工作積極性。那麼,作為經理人,該怎麼處理這樣的情況呢?以下是一些建議,讓你能在處理這種不認真工作的員工時能游刃有餘。
處理最佳方法 :
說真的,有些同事或許是因為私人問題、時間管理不善,或者技能不足等原因而出現問題。有時候,表現不佳的員工並不是因為他們不認真,反而是他們可能沒有表達出來,或選擇默默地抵抗現況。所以,作為公司的領導者,你應該與表現不佳的員工私下交談,讓他們了解他們的行為如何影響整個團隊的合作和生產力。
首先,你需要讓這位同事明白情況的嚴重性。雖然這可能是一個具有挑戰性的任務,但是透過面對面的交談,讓他們看到你的關注和願意解決問題的決心。你可以透過電子郵件或私人訊息,向他們詳細解釋公司的期望,並說明將來可能出現的問題及處理方式。以下是如何進行漸進式處理的示意圖(見圖表-2)。

圖-2:員工不認真對待工作的處理方法與說明
圖-2:員工不認真對待工作的處理方法與說明

圖-2:員工不認真對待工作的處理方法與說明

處理的時機:
當你發現有員工對工作不夠認真,別等著事情自己好轉或自然解決。這類困難的對話對於任何人來說都不容易,即使是經驗豐富的經理也一樣。然而,這些對話是確保你作為管理者可以維持團隊快樂和高效能運轉的重要一環。
該怎麼說:
當你要面對這位員工時,要怎麼說呢?以下是一些示範,讓作為經理人在面對這類情境時更加自信:
1.表現關切: "我對你最近的工作表現感到關心。我注意到你似乎在工作中走了些捷徑,不是很遵守公司的規定。"
2.表達期望: "我希望這只是一次意外,以後你會更認真地對待工作。"
3.明確警告: "我注意到你的工作態度不太認真。最近的表現有下滑的趨勢,這讓我有些擔憂。我希望你能更加投入,以滿足我們公司的期望。否則,我們可能需要考慮其他方案。"
最後的提示:
在進行對話時,要特別注意一些細微的技巧,以免引起反效果:
1.不要預設惡意,從不同的視角了解:
也許這位同事在工作外有困擾,或對自己的角色感到迷惑,甚至可能是在缺乏某項技能或資源。與員工交談時,以非威脅、非評判的態度進行溝通。因為大多數人不是故意不認真,分心有時候是人之常情。
2.舉例具體事實說明: 但要避免指責:
主管應提供實際例子,而不是泛泛而談。告訴員工他們到底在哪方面出現了問題,這樣他們才能真正了解自己在工作上出現的不足之處。避免含糊的詞句,要具體、明確。
總結:給予機會以重塑團隊動能
一個不積極的員工,或是明顯不認真對待工作的人,都有可能讓整個團隊受到影響。本文提供了一些建議,幫助經理人更好地處理這樣的情況,包括如何傾聽、如何表達,以及如何提供反饋。公司應該給予這些表現不佳的員工改進的機會,明確地表明公司不會容忍這種行為和態度的繼續下滑。若沒有改善,則將其列入「個人績效改善計劃」,是最後處理的步驟。